クラウド化製品

こちらのページでは、社会保険関連のクラウドサービスについてご紹介します。

これまで労働保険・社会保険に関する手続きや管理業務は、紙ベースでのやり取りやExcelを用いたデータ管理が主流でしたが、近年ではクラウドサービスを活用することで、これらの業務を簡単かつ迅速に行うことができるようになりました。

当サイトでは「オフィスステーション」をはじめとした、様々なクラウドサービスをご紹介します。

昨今の新型コロナウイルスの感染拡大の影響や、働き方改革など、時代が大きく変化しています。

仕事についても業務の電子化、デジタル化が進む今、企業でも柔軟な変化が必要です。

この変化に対応できずに、取り残された企業は、今後衰退していく恐れもあるでしょう。

時代に合わせた企業の変化や成長、より一層の業務効率化の為には、人事労務業務の電子化は必須と言えます。

こちらのページでは、数あるツールの中から、「みんなの社会保険」が人事・労務のご担当者様視点で選んだ特におすすめのツールについてご紹介します。

みんなの社会保険のおすすめツールは？

「みんなの社会保険」を運営する「社会保険労務士法人 竹内社労士事務所」では、日々多くの企業様の給与計算や労務手続き業務を行っています。実際に様々なツールを試してきた中で、長年積み重ねてきた業務経験を元に、最もおすすめできるのが次の3つのシステムです。

〇労務手続き       オフィスステーション労務

〇勤怠管理           キングオブタイム

〇給与計算           マネーフォワードクラウド給与

ツール選びのポイントは？

上記3つを選んだ理由は、システムのスペックの高さと、システム間の連携がしやすいという点です。

全ての業務をひとつのシステムで完結できれば、とても利便性が高いのですが、各業務ごとにシステム提供会社それぞれの強みがあります。

ひとつのシステムで揃えていない理由は、業務ごとに一番使いやすいシステムを選んでいるからです。

オフィスステーション

選んだポイントは、「画面回りの見やすさ・使いやすさ」「帳票数の多さ」です。

画面回りがとても見やすく、初めて使用する方でも感覚的に操作していただくことができます。

手続き業務の一つのデメリットは教育に時間がかかるということです。

紙で申請を行っている場合、各申請書類の様式を理解し、「紙への記入の仕方」を覚える必要があります。

それが、オフィスステーションを使用すれば、必要事項を入力していくだけで、「様式を意識することなく、いつの間にか申請書類が出来上がっている」状態に変わります。

オフィスステーションは、今までは時間がかかっていた新しい担当者の教育にもメリットがあります。

また、何と言っても申請書類の帳票数が多いので、ほとんどの手続きに対応できると言っても過言ではありません。

健康保険の申請についてはまだまだ紙での手続きが残っていますが、オフィスステーションを使用することで、Web上で書類を作成することも可能です。

法改正にも自動で対応されますので、随時最新版の書式を使用した手続きを行うことが出来ます。

公文書の保管もオフィスステーション上で行えば、今まで行ってきたファイリングの手間・時間・場所を取りません。

ほしい時にほしい情報を検索するだけで、必要書類にたどり着くことができます。

また、「給与明細」「年末調整」「勤怠」などの機能もございますので、使用するシステムはなるべく1つにまとめたいという企業様については、オフィスステーションの機能でまとめて対応することも可能です。

キングオブタイム

選んだポイントは「性能の高さ」です。

クラウド型の勤怠管理システムは、選びきれないほどのシステムが存在しています。

その中でもキングオブタイムは導入企業数、利用者数ともに申し分のない実績があります。

機能が大変充実しており、様々な業種や、企業様ごとの多様なルールに対応することが可能です。

自社で当たり前に行っている勤怠管理が、一般的には複雑なルールだったりすることがよく見受けられます。

その場合、DX化という意味では、システムを導入したタイミングで、ルールや業務フローの見直し・改善まで行っていただくのが理想ですが、どうしても変えられないものもあるかと思います。

キングオブタイムはそういった細かいルールに幅広い機能でカバーできるようなシステムとなっております。

また、さまざまな給与計算システムとの連携も可能ですので、キングオブタイムを導入すれば、勤怠のクラウド化とともに給与計算の業務効率化につなげることも可能です。

マネーフォワードクラウド給与

「シンプルな画面回り」「連携のしやすさ」が強みです。

画面回りがシンプルで分かりやすい為、初期設定も迷いなく行うことが可能です。

給与計算はとにかく正確さが求められる業務です。

マネーフォワードクラウド給与は、前月比較機能で前月実績との差分確認を行うことが出来たり、雇用保険料率や、健康保険料率（※協会けんぽのみ）の変更が自動で行われたりと、計算ミスが起こりにくいシステムです。

また、web給与明細を発行することが可能ですので、専用用紙の発注・印刷や封入・配布や郵送の作業が不要となり、コスト面も手間と時間も削減されます。

API連携できる勤怠システムも豊富なので、給与計算担当者の業務効率化にもつながります。

勤務体系や有給休暇の使用ルールが非常にシンプルな企業様（休日出勤が発生しない、時間休を使用した中抜けを許可していない等）については、マネーフォワードクラウド勤怠と合わせてご利用いただくこともおすすめです。

年末調整のおすすめツールは？

年末調整システムについても、さまざまなクラウドシステムがありますが、オフィスステーション年末調整をおすすめしております。

オフィスステーション年末調整につきましては、現在使用している給与計算ソフトはそのままで年末調整業務のみを電子化することが可能です。

年末調整システムの電子化については、給与計算ソフトにも影響が出てくるケースが多いので、大きなメリットだと思います。

また、マネーフォワードクラウド給与をご利用の場合は、マネーフォワードクラウド年末調整がおすすめです。

どちらのシステムも、従業員はスマートフォンやPCから質問に答えていくのみで年末調整の提出が完了する仕様となっておりますので、どこを記入すれば良いのか迷うことがなくなります。

それにより、管理者側への問い合わせ件数も大幅に少なくなり、年末調整業務にかける時間が大幅に削減可能です。

管理者側は、システム上で視覚的に進捗管理ができます。

リマインドや差戻しの機能もありますので、従業員が在宅勤務している場合でも年末調整業務が滞ることがありません。

また、原本提出が必要な保険料等の書類はシステム上で写真添付することが出来るので、原本提出が行われる前に確認作業を進めていただくことも可能です。

給与計算システムとの連携も可能ですので、余裕をもって年末調整業務を完了することが可能となります。

紙で年末調整を行っている会社様にとっては、年末調整業務の電子化が最も業務効率化を感じていただける業務ではないかと思います。

導入は自社で行うか、専門家に依頼するか？

自社で行う場合

ご紹介した上記3社のシステムについては、各社サポート体制が充実しておりますので、自社対応でも十分導入していただく事は可能です。

勤怠・給与計算システムについては、初期設定を行う前に、あらかじめ就業規則や給与規程などをご確認いただき、自社の勤怠・給与の決まりを整理していただく、規程に載っていないルールやワークフローについて再確認を行う等の準備をしていただくと、スムーズに設定出来るかと思います。

勤怠・給与計算については、初めの1、2か月は現在ご使用中のものと並走していただき、正しく集計されているか確認の上、3か月目以降に本稼働という形で導入していただくことをおすすめしております。

また、初めはスモールスタートを行い、まずは少人数（部署単位等）で始め、徐々に全従業員全部門に広げていくなど、自社に合った形で柔軟に導入を進めていただくと良いかと思います。

専門家に依頼する場合

人手不足等で自社で作業を行うことが難しい場合は、「みんなの社会保険」で設定代行業務を承っております。

設定代行業務をご依頼いただく場合の流れは以下のとおりです。

弊事務所のおすすめツールをみなさまの業務改善にお役立てください。

どのシステムも無料でお試しいただく事が可能です。

随時ご質問も承っておりますので、お気軽にお問い合わせください！