年金機構のマイナンバー利用はどこまで進んでいる！？不要になった手続き等詳しく解説します！

2024年2月9日2024年2月13日

今回はマイナンバー利用によって、どのような部分に影響があったのかを見ていきたいと思います。（会社の手続きについてのご案内のため、個人の年金に関することは割愛させていただきます。）

現在、厚生年金保険の手続きには当然のようにマイナンバーを記載して手続きを行っておりますが、マイナンバー利用前に比べ、事務手続きが簡単になりました。

ぜひお読みください。

年金事務所でのマイナンバーの取り扱いは？

「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」により、平成28年11月から年金機構において、マイナンバーを利用した事務が可能となりました。

こちらの法律は、行政機関等がマイナンバーから個人を特定し、それぞれの行政機関等で保有している個人情報を照合して、手続きの効率化や事務負担の軽減、利便性の向上を目的とした内容となっております。

以前までは、年金機構が基礎年金番号で被保険者を管理しておりましたが、基礎年金番号とマイナンバーを紐づけることにより管理するようになりました。

年金機構の紐づけ確認方法としては氏名（漢字・カナ）、性別、生年月日、住所の情報が一致することを確認して、実施されております。

現在ではほとんどの方が基礎年金番号とマイナンバーを紐づけされておりますが、中には紐づいていない方もいらっしゃるようです。

その場合、年金機構より会社に「マイナンバー未収録者一覧」が送付されます。紐づけされていない方について、「個人番号登録届」を届け出ることにより、基礎年金番号とマイナンバーの紐づけが行われます。

なお、基礎年金番号とマイナンバーの紐づけが行われているかの確認を「ねんきんネット」や年金事務所への問い合わせにて確認することができます。

紐づけが行われていない場合には、「個人番号登録届」を届け出ることにより紐づけを行います。

マイナンバー記載による手続き

厚生年金保険にかかる各種届出については、基礎年金番号に代え、マイナンバーを記載して手続きを行います。代表的な手続きとしては「資格取得届」がありますが、以前までは基礎年金番号を記載していた欄にマイナンバーを記載することにより手続きを行います。マイナンバーを記載することで、被保険者の住所記載を省略できます。

マイナンバー取得時の会社の確認

マイナンバーを手続きに利用する際には、従業員からマイナンバーを取得する必要がありますが、その際に「利用目的の明示」と「本人確認」を行う必要があります。

「利用目的の明示」とは、従業員からマイナンバーを取得する際に、年金事務関係において利用することを本人にお知らせすることです。

理由なくマイナンバーを取得することは法違反になってしまいますので、マイナンバーを従業員から取得する際には利用する目的を明確にした上で取得しなければなりません。

「本人確認」とは番号確認と身元確認の2つを行います。

基本的には個人番号カードを提示してもらい、会社で確認することにより、番号確認と身元確認の2つが済んでしまいます。

個人番号カードをお持ちでない方は、番号確認は通知カード・個人番号通知書や住民票（マイナンバー記載）等、身元確認は運転免許やパスポート等の顔写真がついているもの、をそれぞれ従業員から提示してもらい、会社がその確認を行う必要があります。

届出を省略できる手続き

マイナンバーが利用されて手続きが行われる以前は、会社から届け出を行っていたものがありますが、マイナンバーが利用されるにあたり廃止となった手続きがございます。「住所変更届」と「氏名変更届」です。

まず引っ越しや婚姻等をしますと、ご本人がお住いの役所に届け出を行います。

役所にて住民登録や姓の変更が受理されますと、変更情報を年金機構が把握し、厚生年金被保険者としての住所・姓が変更されます。

マイナンバーによって、年金機構の管理している情報を市区町村のデータに合わせることにより、会社で手続を行う必要が無くなりました。

人数の多い会社ですと、住所変更届や氏名変更届を毎月何件も年金機構に提出しますが、その手続き自体が無くなったということになります。

ただし、注意点があります。年金機構で把握している住所は住民票住所となりますので、お住いの場所と住民票の住所が異なる方は、年金機構からの通知等がお住いの住所ではなく、住民票住所に送付されます。

例えば住民票は実家で、学生の時に一人暮らしをし始めても住民票は実家のまま、就職して引っ越した際にも住民票は実家のままというケースです。

年金機構からの通知等が確認しづらい状態となりますので、お引越しの際には住民登録の手続きを役所に行うようにしてください。

個人の事情で住民票住所とは別の住所に年金機構からの通知等が送られるようにする場合には、「住所変更届」を年金機構に提出することになります。

これにより住民票とは異なる住所の登録とすることができますが、さらにその登録した住所が変更となった場合には「住所変更届」の提出が必要となります。

提出を行いませんと、登録の住所に新しくお住いの方に書類がわたってしまう可能性があります。こちらの「住所変更届」の提出は忘れがちですので注意が必要です。

姓が変わると健康保険証も変更となります。

手続きせずとも変更後の健康保険証が会社宛に届きますので、古いものと差し替えます。

変更後、姓変更が反映され健康保険証発行まで時間がかかりますので、それまでは古い保険証を使用するということになります。（厚生年金保険と被保険者の手続きが同じである協会けんぽの場合となります。健康保険組合の場合は健康保険組合にご確認下さい。）

他にケースとしては少ないのですが第3号被保険者が死亡の場合、会社から第3号被保険者関係届で死亡の手続きを行いますが、こちらも同様に手続き不要となります。

マイナンバーがわからない場合

手続きの際にマイナンバーが手元にありませんという方がいらっしゃいます。

マイナンバーは出生時や外国人が日本に住まわれた場合、2～3週間程で個人番号通知書が個人に送付され確認ができます。こちらは紛失しても再発行不可となります。

紛失してマイナンバーがわからなくなってしまった場合は住民票をマイナンバー有りで発行しますと、住民票にマイナンバー記載されますので確認できます。住民登録後、住民票にマイナンバーが即時に反映されますので、出生後すぐに被扶養者異動届を届け出る場合や、来日間もない外国人の取得手続き行う場合にも、住民票を発行されることをお勧めします。

マイナンバーを行政手続きに利用開始してから、長い年月は経っておりませんが、少しずつ便利になってきている状況です。

マイナポータルやねんきんネットをご活用されますと、日常生活上便利さを実感できます。

厚生年金保険の手続きとしても、これから徐々に便利なることが増えると思いますので、マイナンバー関連情報について定期的にご確認されますとよろしいかと思います。