労働保険・社会保険に関する手続き業務を電子化しましょう！

さて、今回は労働保険・社会保険に関する手続き業務の電子化についてお話しさせていただきます。みなさんの会社では手続き業務はどの様に対応しておりますでしょうか。一番多いのは自社での対応でしょうか。

または、自社で対応していないのであれば、社会保険労務士への業務委託ということになるかと思います。

まずはこの二つのパターンについてお話しさせていただきます。

オフィスステーションを使用し、電子申請を行いましょう！

自社で手続きを行っているケースについては、どの様に手続きを行っておりますでしょうか。

数年前と比べて電子申請も浸透してきておりますが、まだ紙に手書きで手続きを行っている会社様もおられるかと思います。この場合、紙に手書きを行う手間や、その後行政に対して郵送を行う手間やコスト、手続きが終わった際の公文書（手続きの結果）の管理という何重もの手間とコストが発生してしまっている状況です。記入ミスなどがあった場合には、一度返戻され、再度記入し、再郵送ということも、日常的に発生しているかと思います。

e-Govでの電子申請

では実際に電子申請を行うにはどうすればよいでしょうか。まず一番に思い浮かぶのはe-Govでの電子申請ではないでしょうか。

e-Govって何ですか？という方に少しだけ説明させていただくと、「行政機関が発信する政策・施策に関する情報、行政サービス、各種オンラインサービスなどに関する情報を対象に、情報ナビゲーションに資することを目的としてデジタル庁が整備、運営するWebサイトです。」とe-Govポータルサイトでは説明されています。

要するに、行政に関する幅広くいろんなことができるサイトととらえていただいて問題ないかと思います。ただ、今回触れさせていただくのは労働保険・社会保険の手続きに関することですので、e-Govのサイト内の電子申請を行う部分のみをさしてe-Govと記載させていただきます。

さて、ではそのe-Govですが、電子申請を行う場合はシステム利用料もかかりませんし、まずはe-Govでやってみよう・・・というのが一般的な流れかと思います。しかし、確かに料金がかからないというメリットはありますが、画面周りがわかりにくいですし、毎回同じデータを入力しなければならないなど、正直おすすめはできません。

社員情報を登録しておくことができないので、Aさんに対して入社と退職の手続きが発生した場合に、その都度Aさんの情報を入力する必要があります。紙で手続きを行っていた時よりも、よっぽど手間がかかっている！というお話しも聞いたことがあります。効率的に作業を行うために、電子申請を始めようと思ったのに、その電子申請を行った結果、より時間がかかってしまったら本末転倒ですよね。

クラウド型の電子申請システムの利用

では、どのように電子申請を行うのかといいますと、クラウド型の電子申請システムの利用をおすすめ致します。弊事務所ではオフィスステーション(https://www.officestation.jp/)というシステムを使用し、実際に労働保険・社会保険の手続業務を受託させていただいている会社様の手続きに使用しております。

他にも様々な電子申請を行うためのツールがございますが、使いにくかったり、画面周りが見づらかったりするシステムもたくさんあります。対するオフィスステーションですが、システム自体がシンプルでとても分かり安く作られておりますので、だれでも簡単に使い始めることが出来ます。

また、電子申請を行わずに手続きを行っている場合には、申請書類の紙への「書き方」を覚える必要があります。この作業が、オフィスステーションを利用する場合には必要情報をシステムに入力していくことによって、意識せずに申請書類が出来上がっている。という形になりますので、実際の紙の申請書では書き方がわからなくても、オフィスステーションであれば申請書類を作成できるということになります。

また、紙への書き方を覚える必要がなくなりますので、新人教育等もとても効率的になります。申請を行った際の進捗管理についてもクラウド上で行うことが可能ですので、だれが、だれの、どの申請を行ったのか？などをとても簡単に管理することができます。

「オフィスステーション」を使用し、電子申請を行いましょう！

e-Gov上で電子申請を行った場合には基本、到達番号という数字の羅列で管理を行いますので、だれの、どの申請かなどは詳細を見てみないとわからない状態になります。また、複数人で手続業務を行っている場合には基本的に一つのアカウントを共有して使用していく形になりますので、だれが申請を行ったのかもわからない状態になってしまいます。

オフィスステーションの場合は、複数ユーザーを登録することが可能ですので、だれが行った申請なのか一目瞭然ですので、比較する余地もないと思います。電子申請を行うと、公文書（手続きの結果）もデータで返戻されますので、紙での保管も必要なくなります。

雇用保険の離職票を例に挙げると、公文書として戻ってきたデータを、退職者にメール等で送付することによってよりスピーディにお渡しすることも可能になります。データでお渡しするため、郵送等の必要もありませんので、コスト削減やペーパーレス化の実現も可能です。また、公文書自体をオフィスステーション上で保管管理することが可能ですので、ダウンロードを行ったデータを自社のファイルサーバー等に保管しておく必要もなくなります。

委託先に電子申請してもらい、自社業務を効率化しましょう！

こちらのパターンについては、基本的に作業は発生していないはずなので、特に問題はありません。しかし、会社のデジタル化を妨げている可能性もございますので注意が必要です。

委託先は電子申請に対応しているか？

まず、社労士の先生が電子申請を行っているのかどうか確認をしましょう。手続きが終わった際の公文書がどの形で提供されるか、入退社が発生した場合にどの様に情報をお渡ししているかを確認すると良いです。メールにデータを添付していたり、手渡し、FAX、郵送で書類を送付していたりする場合は電子申請を行っていない可能性があります。

クラウド型の電子申請システムを利用して電子申請を行っている場合は、データのやり取りは基本Web上で完結します。また、手続き完了後の公文書は電子データ（PDF等）で戻ってくるはずです。このあたりを確認することによって、業務委託している社労士が電子申請を使用し、効率的に作業を行っているかどうかを判断することが可能です。

電子申請に対応していない場合のデメリット

委託先が電子申請を行っていない場合、それに伴う会社側の作業も必然的にアナログでの作業が多くなります。また、電子申請を行っていれば発生しないような郵送のコストや作業工数のコストも発生している可能性もありますので、一度ご確認することをおすすめ致します。

委託先の業務効率化は会社の業務効率化にもつながってきますし、意図せず会社のデジタル化を妨げているケースもありますので、仕事を任せていたとしても積極的に関与していく必要があります。

最後に

今回は、労働保険・社会保険に関する電子申請のお話しについて書かせていただきました。e-Govは正直使いづらいので、有料であったとしてもクラウド型の電子申請システムを利用することをおすすめ致します。

また、手続業務をデジタル化できると、それに紐づく業務（入社時の情報取得や雇用規約書の管理等）も必然的にデジタル化します。システムの選定を誤ってしまうと、申請業務だけを電子化した状態にもなりかねません。手続業務全般をデジタル化することを目指し、たとえシステム利用料が発生したとしても、それを上回るメリットは確実にありますので、ぜひともご検討いただければと思います。

労働保険・社会保険の電子申請等につきまして何かございましたらお気軽にご連絡ください。社労士向けサイトですが事例にも掲載されておりますのでよろしければご覧ください！