【令和７年度版】今年こそペーパーレス！年末調整は電子化で効率的に！
毎年秋になると頭を過ぎる仕事のひとつが年末調整だと思います。
年末調整は年に一度の作業であり、多大な時間を要する作業です。
皆さまの会社では年末調整をどのように対応しますでしょうか。
紙での対応を行っておりますでしょうか？
電子対応に切り替え済みでしょうか？
今回は年末調整の電子化のお話をさせていただきます。
年末調整業務は毎年何らかの変更がありますので、担当者の方は毎年頭を悩ませることになります。
今年も所得税の「基礎控除」や「給与所得控除」に関する見直し、「特定親族特別控除」の創設が⾏われています。
【令和７年度税制改正による所得税の基礎控除の見直し等について】
https://www.nta.go.jp/users/gensen/2025kiso/index.htm
まだ電子化を実現できていない会社様、電子化は済んでいるものの使用しているシステムに不満を持っている会社様についてもご参考にしていただければと思います。
年末調整の流れを確認しましょう！
担当者の方が毎年頭を悩ませている年末調整業務ですが、まずは作業の流れを確認してみましょう。
書類の準備から始まり、配付、回収、書類のチェック（差し戻し等）、システムへのデータ入力、給与計算へのデータ反映、最後に源泉徴収票を配付して終了でしょうか。
こちらが作業の大まかな流れだと思います。
例年、紙を配付して業務を行っている会社様については膨大な作業時間を要しておりませんでしょうか。
従業員へ配付した書類が戻ってきているのか、戻ってきていないのか、それを管理するだけでもかなりの時間を浪費しているのではないかと思います。
弊事務所では、この年末調整業務をクラウド型のシステム（オフィスステーション年末調整：https://www.officestation.jp/nencho/）を導入することによって作業時間の大幅な削減、コストの削減、ペーパーレス化のサポートしております。
できるだけ早めに使用するシステムを決定し、年末調整を行うための準備時間を確保できるようにしましょう。
それでは、年末調整の作業の流れを確認して、クラウドシステムを導入した場合にはどのようなメリットがあるのかをご説明させていただきます。
【作業の流れ】
- 書類の準備・配付
- 提出書類の作成
- 提出書類の確認
- 進捗管理
- 給与計算に反映
- 源泉徴収票の配付
①書類の準備・配付
今年分の書類を確認するところから作業が始まります。
最新書類を確認し、各従業員分の書類を作成します。
その後、従業員ごとに書類を一式準備し、配付を行います。
配付については、複数の支店があるような場合には、配付・郵送等のコストが発生し、支店ごとに説明等も必要になる場合があります。
システムが最新書類を準備・作成してくれるため、準備の手間はほぼありません。
配付については、事前にシステム上に従業員情報を登録しておくことによって、年末調整対象者を選択し一括メール等でデータ送付が可能になります。
システム上で説明、期限等を通知することが可能です。
②提出書類の作成
毎年共通の書類には基本的に毎年同じ内容を記入していただきます。
計算が必要な部分については従業員が記入を行いますが、未記入の場合も散見されるのではないでしょうか。
その場合には人事・総務部で計算、記入を行っている場合もあると思います。
また、従業員が記入していても、計算間違いや記入箇所の間違いがある可能性があるため、チェック作業に膨大な時間が必要になります。
従業員が最大で14の質問に答えていただくことによって書類の作成作業が完了します。
入力自体もネットショッピングを行うような感覚で終了します。
もちろん計算が必要な部分はシステムが自動計算してくれます。
また、一度システムをご利用いただくと、２年目以降は１年目に入力した内容が反映された状態で入力を開始できるため、変更部分のみ修正すればよく、扶養情報や加入している保険の内容に変更がない場合はそのままデータを提出することも可能です。
システム上で提出書類の確認を行う場合については、計算が必要な部分は自動で計算が行われているため、入力した数字自体が間違っていないか、入力している個所が間違っていないかどうかだけの確認作業になります。
③提出書類の確認
従業員が記載した情報が正しいものかどうかの確認を行います。
扶養者情報の記載が合っているか、収入の要件を満たしているか。
また、生命保険料控除や住宅ローン控除の金額が正しく記載されているか、計算された内容が正しいかどうかも再計算し確認する必要があります。
提出された書類についてはキャビネット等で保管する必要があるため、保管する作業自体に発生するコスト、場所の確保等も考える必要があります。
アナログ対応を続ける限り保管する紙が増えていくことになりますので、保管場所も増えていくことになります。
システム上で確認作業を行います。
原本での提出が必要な書類についてはスマホ等で撮った写真を添付してもらうことによって、システム上で送付することが可能です。（別途提出は必要です。）
提出されたデータはすでにシステムのチェックを通過したものになるため、最低限の確認を行います。
自動計算された部分については基本的に確認不要です。
入力された数字自体に間違いがないかどうかを中心に確認を行います。
入力誤り等があった場合でもシステム上で差し戻しを行うことが可能です。
また、昨年時に提出されたデータとの差分や、新規に入力された項目は一覧で確認することが可能となりますので、より確認作業が容易になります。
④進捗管理
個別にファイリングを行っていたり、Excel等で管理を行っていないでしょうか。
提出された書類を確認し、どの書類が提出されたのか、されていないのか、実際に目で確認を行い、管理表に記入、またはExcelに情報を入力します。
正しい情報が反映されない、入力ミスが発生する可能性があります。
また、書類の提出漏れ、書類の記載間違い等が発生した場合には、直接、またはメール等で従業員とコミュニケーションを取る必要があります。
システム上で提出された情報をベースに、システムが自動で進捗管理を行います。
提出された書類、されていない書類が一覧で確認可能です。
また、システム上、記入や添付ファイルを必須に設定した場合には基本的に入力漏れ、提出書類漏れは発生しませんが、内容確認等が発生した場合でもシステム上で確認、督促を行うことが可能です。
何人中何人が未提出なのか視覚的に確認することが可能ですし、対象従業員のステータスが今どの状態にあるのかも一目で確認することができます。
⑤給与計算に反映
従業員から提出された情報を基に、給与計算ソフト等に直接入力を行います。
膨大な作業時間、入力ミスのリスクもあります。
システム上で回収した年末調整の情報をデータ出力し、ご利用の給与計算ソフトにデータを受け入れることによって、一括で情報を反映します。
⑥源泉徴収票の配付
印刷を行い、全従業員に配付を行います。
紛失リスクもあります。
支店が複数ある場合には、それに伴う郵送料等のコストも発生します。
従業員マイページ上から確認を行うことが可能です。
紛失リスクもないため、会社側、従業員側にとってもメリットがあります。
クラウドシステムの導入で年末調整業務の業務効率化を行いましょう！
年末調整業務の電子化は会社側・従業員側双方にメリットがあります。
年末調整業務の作業開始までまだ時間はありますので、今年から年末調整の電子化をぜひ実現しましょう！
弊事務所では、この年末調整業務をクラウド型のシステム（オフィスステーション年末調整：https://www.officestation.jp/nencho/）を導入することによって作業時間の大幅な削減、コストの削減、ペーパーレス化のサポートしております。
使用するシステムの決定、準備作業等、計画的にシステム導入を進めていきましょう。
また、システムはすでに導入しているものの、システムそのものへ不満がある、給与計算ソフトとの連携の問題により業務効率化が図りきれていない場合等の相談も受けております。
会社様ごとの適切なプランをご提案させていただくことも可能です。
弊事務所だけのお得なプランもご用意しておりますので、ぜひお気軽にお問い合わせください。
