今年こそペーパーレス！年末調整は電子化で効率的に！

まず最新書類を確認するところから作業が始まります。

最新書類を確認し、各従業員分の書類を作成します。

その後、従業員ごとに書類を一式準備し、配布を行います。

配布については、事業場がひとつであればそこまでの手間が発生しませんが、複数の支店に分かれているような場合には配布する時間・郵送等のコストがかかることになります。

システムが最新書類を準備・作成してくれるため、準備の手間がほぼありません。

配布については、事前にシステム上に従業員情報を登録しておくことによって、年末調整対象者を選択し一括メール等でデータ送付が可能になります。

毎年共通の書類には基本的に毎年同じ内容を記載していただきます。

計算が必要な部分については従業員に記載していただくことになりますが、未記入の場合も散見されるのではないでしょうか。

その場合には人事・総務部で計算、記載を行っている場合もあり、管理側での作業が発生します。

従業員が最大で14の質問に答えていただくことによって、ネットショッピング感覚で書類の作成作業が完了し、システム上で提出まで行えます。

もちろん計算が必要な部分はシステムが自動計算してくれます。

また、一度システムをご利用いただくと、１年目に入力した内容が反映された状態で2年目以降は使用することができます。

扶養情報や加入している保険の内容に変更がない場合はそのままデータを提出することも可能です。

従業員が記載した情報が正しいものかどうかの確認を行います。

扶養者情報の記載があっているか、収入の要件を満たしているか。

また、従業員が記載している内容は計算間違いや記入間違いがある可能性があるため、生命保険料控除や住宅ローン控除の計算内容が正しいかどうかの確認を行い、再度計算等を行う必要があるので、チェック作業にも膨大な時間が必要になります。

提出された書類についてはキャビネット等で保管する必要があるため、実際に保管する作業に発生するコスト、場所の確保等も考える必要があります。

保管場所の確保については、アナログ対応を続ける限り増えていくことになります。

また、確認したい書類を探すのも一苦労です。

システム上で確認作業を行います。

原本での提出が必要な書類については画像を添付してもらうことによって、システム上、先に確認作業を進めることが可能です。（別途提出は必要です。）

提出されたデータはすでにシステムのチェックを通過したものになるため、最低限の確認を行います。

自動計算された部分については基本的に確認不要です。

入力された数字、入力された欄に間違いがないかどうかを中心に確認を行います。

入力誤り等があった場合でもシステム上で差し戻しを行うことが可能です。

また、昨年時に提出されたデータとの差分や、新規に入力された項目は一覧で確認することが可能となりますので、より確認作業が容易になります。

確認時には検索機能を使えば、欲しい情報に瞬時にたどり着くことができます。

Excelで管理を行っていないでしょうか。

提出された書類を確認し、どの書類が提出されたのか、されていないのか、実際に目で確認を行い、その内容をExcelに反映します。

正しい情報が反映されない、入力ミスが発生する可能性があります。

また、書類の提出漏れ、書類の記載間違い等が発生した場合には、直接、またはメール等で従業員とコミュニケーションを取る必要があります。

システム上で提出された情報をベースに、システムが自動で進捗管理を行います。

提出された書類、されていない書類が一覧で確認可能です。

また、基本的に提出書類漏れは発生しませんが、内容確認等が発生した場合にはシステム上から確認、督促を行うことが可能です。

何人中何人が未提出なのか視覚的に確認することが可能ですし、対象の従業員のステータスがどの状態なのかも一目で確認することができます。

どこまで確認が終わっているのか、未提出状態になっている書類などがないか、効率的に管理可能です。

従業員から提出された情報を基に、給与計算ソフト等に直接入力を行います。

膨大な作業時間、入力ミスのリスクもあります。

システム上で回収した年末調整の情報をデータ出力し、ご利用の給与計算ソフトにデータを受け入れることによって、一括で情報を反映します。

印刷を行い、全従業員に配布を行います。

紛失リスクもあります。

支店が複数ある場合には、それに伴う郵送料等のコストも発生します。

従業員マイページ上から確認を行うことが可能です。

紛失リスクもないため、会社側、従業員側にとってもメリットがあります。